Een ziekmakende overmaat aan procedures, taakomschrijvingen, regels, protocollen, resultaatsindicatoren, financiele kengetallen en planningsytematieken is waar we langzamerhand allemaal last van hebben. In de zorg, het onderwijs, de hulpverlening, bij overheden, enzovoorts is deze wildgroei niet meer te mijden. Organisties willen zelfs roomser dan de paus zijn en doen er nog een paar scheppen regels en protocollen bovenop. Dit in plaats van te functioneren als hitteschild tegen regelzucht. Hun medewerkers zouden hen dankbaar zijn. Ik heb aan de bezoekers van deze site een verzoek en een vraag.

In mijn praktijk van HBO-docent en organistieadviseur loop en liep ik geregeld op tegen een erg eenzijdig repertoire van managers als het ging om het oplossen van problemen: veelal zocht men de oplossing in fraaie plannen en “smart” doelstellingen voorzien van tussendoelen, criteria voor deze tussendoelen en, natuurlijk, een strak tijdspad. Ik moet eerlijk toegeven dat ik vroeger zelf door onder andere studie ook vaak zo dacht en handelde. Het aantal keren dat dit soort interventies werkelijk effectief waren was bedroevend laag. Bracht zo’n geweldig plan dan niet het verwachte resultaat, dan werd het plan aangepast, criteria verscherpt en het tijdspad “realistischer” geformuleerd. Men (ik) dacht dan werkelijk dat men met iets nieuws bezig ging, terwijl het in feite om een zelfde soort van strategisch handelen ging.

Als het handelt om interveniëren in problemen ben ik niet volledig van planning en plannen maken afgestapt; wel nuanceer ik in mijn denken de waarde van planning veel meer en ik heb me gerealiseerd dat meerdere oplossingsstrategieën mogelijk zijn. Voor instrumentele problemen werken regels uitstekend, voor iets complexere problemen schieten regels hopeloos te kort.

Het zoeken van oplossing met behulp van regels, planning en formalisering is niet alleen voorbehouden aan managers. Globale observatie leert dat planning en formalisering gemeengoed aan het worden zijn. Dit ondanks een ‘nieuwe’ wind vanuit de politiek die ontregeling waait. Ik moet het nog zien.

Een paar kleine voorbeelden van formalisering:

Een gemeenteraadslid van Groen Links uit Rotterdam stelde eens voor in het centrum van de stad groetzones in te stellen. Sinds ongever 10 jaar woon ik in het oosten van het land en telkens moet ik aan dat gemeenteraadslid denken als mensen mij tijdens een wandeling of fietstocht vriendelijk groeten. Ik weet niet precies wat dit raadslid beoogde, ik denk een vriendelijker leefklimaat of zoiets, maar middels een regel duw je de essentie van zo’n mooi doel vast en zeker over de rand.

Tijdens een open dag van onze hogeschool werden we plotseling overstroomd door horden havisten en vwo-ers. In eerste instantie waren de voorlichters, docenten en studenten, blij met deze opkomst totdat we er achter kwamen dat deze kinderen supersnel langs alle stands holden, alleen maar om studiepunten te vergaren. Het voorschrijven van een activiteit en deze middels studiepunten sanctioneren werkte dus totaal niet: oriëntatie op vervolgonderwijs werd niet gedaan. Wat zou er gebeurd zijn als dit niet verplicht was geweest en een havo- of vwo-docent had de leerlingen werkelijk kunnen motiveren? Wat ook te denken aan groepsleden onder die havisten en vwo-ers die zich wel hadden willen oriënteren: zij liepen nu met de grote groep mee.

Een directeur ad interim constateerde al in de tweede maand dat er, volgens hem, op de academie  een afspraak-is-geen-afspraak cultuur heerste. Hij kondigde een afsprakenprotocol aan. Verder commentaar lijkt me niet nodig.

Kunt u zich het tragische ongeluk van een paar jaar geleden nog herinneren waarbij een oppasser werd doodgedrukt door een olifant. De directeur van de dierentuin kon niet begrijpen hoe zoiets had kunnen gebeuren: “We hebben immers een waterdicht protocol”. Dit voorbeeld leert dat we door regelgeving nogal gemakkelijk geneigd zijn ons te verschuilen achter die regels. Echte focus op wat dan voortaan wel beter moet is er dan niet meer.

Mijn verzoek: Kun je mij voorzien, via deze site of per mail, van voorbeelden uit uw praktijk van regelgeving die niets oplost en/of zaken zelfs erger maakt? Foto’s zijn ook zeer welkom.

Mijn vraag: Kun je mij suggesties geven over het hoe en waarom achter deze manieren van probleemoplossing? We weten dat het niet werkt en toch blijven we het maar doen.

Bedankt alsvast voor je reactie..

Hans Waltman

hans@waltman.net